Politique de confidentialité

Chez OxyMoov, nous protégeons votre vie privée et traitons vos données personnelles avec transparence, dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD), de la Loi Informatique et Libertés et des recommandations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Cette politique vous informe sur les données que nous collectons, la manière dont elles sont utilisées et protégées, la durée de leur conservation et la façon d’exercer vos droits. L'application OxyMoov est destinée aux élèves du primaire, du secondaire, aux étudiants du supérieur et à leurs parents, ainsi qu'aux fédérations et structures extrascolaires partenaires pour l'organisation de trajets liés à leurs activités.

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• 123Green, société par actions simplifiée au capital de 226 806,00 €
• Siège social : 71 avenue Georges Clémenceau – 78110 Le Vésinet (France)
• RCS Versailles 910 261 114
• Contact : info@oxymoov.fr

Pour toute question relative à vos données personnelles et à cette politique : dpo@oxymoov.fr (Délégué à la protection des données).

Rôles des acteurs (responsable de traitement)

123Green est responsable de traitement des données personnelles traitées dans l'application OxyMoov (comptes, trajets, messagerie de trajet, modération, support), pour les finalités et moyens décrits dans la présente politique.

Lorsqu'un établissement scolaire autorise le déploiement d'OxyMoov et, le cas échéant, l'activation d'un Connecteur avec son environnement numérique de travail (ENT) ou sa solution de vie scolaire, il demeure responsable des données qu'il détient dans ces systèmes. Les données strictement nécessaires à l'activation du service peuvent être transmises à 123Green conformément à une convention de déploiement. 123Green devient responsable de traitement des données ainsi reçues et de toutes les données générées ou complétées dans l'Application.

Le financement du service par une collectivité territoriale, une direction de l'enseignement, un établissement ou un partenaire ne confère pas, en soi, de qualité de responsable de traitement ni de droit d'accès aux données personnelles des utilisateurs, hors stipulations contractuelles expresses, compatibles avec le RGPD et portées à la connaissance des personnes concernées.

Les parents et élèves sont personnes concernées. Ils ne sont pas responsables de traitement au sens du RGPD. Les parents agissent, le cas échéant, en qualité de représentants légaux pour l'exercice des droits des élèves mineurs.

2. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles pour :

• Créer et gérer votre compte et vous permettre d’accéder à l’application OxyMoov (authentification, acceptation des CGU).
• Vous mettre en relation avec d'autres utilisateurs (parents, élèves) pour organiser et partager des trajets scolaires et extrascolaires (covoiturage, vélo, marche, transports en commun), y compris pour le compte de fédérations ou structures extrascolaires partenaires.
• Gérer votre profil : identité, coordonnées, photo, préférences de visibilité (mode discret, rayon de recherche), autorisations (notifications, photo, etc.), résidence alternée, points de rendez-vous, véhicules et attestations.
• Organiser et suivre les trajets : création et gestion des trajets, invitations, participants, statuts déclaratifs (départ, prise en charge, arrivée) et notifications liées au trajet. OxyMoov ne collecte pas de position GPS en temps réel.
• Vous envoyer des notifications (invitations, messages, modifications de trajet, etc.) selon vos préférences.
• Répondre à vos demandes (support, exercice de vos droits) et respecter nos obligations légales (preuves, facturation, contentieux).

Nous ne traitons vos données que pour ces finalités et ne les utilisons pas pour du profilage ou de la prise de décision automatisée ayant des effets juridiques ou une incidence significative sur vous.

3. Sur quelle base légale ?

• Exécution du contrat (CGU) : gestion du compte, organisation des trajets, mise en relation, notifications liées au service.
• Consentement : notifications push, photo de profil visible dans le périmètre de visibilité, visibilité par l'autre parent, et autres traitements optionnels décrits dans l'application. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (Sommaire > Profil, Paramètres > Notifications) ou en nous contactant.
• Obligation légale : conservation de certaines données (ex. preuves, factures) pendant les délais imposés par la loi.
• Intérêt légitime : sécurité des accès, bon fonctionnement du service, modération automatisée et humaine de la messagerie de trajet (protection des utilisateurs, dont les mineurs, et respect des CGU), traitement des signalements, logs techniques (durée limitée).

Pour les élèves mineurs, l’inscription et les traitements reposent sur l’acceptation des CGU et des consentements par un responsable légal (parent).

4. Quelles données collectons-nous ?

4.1 Données issues de l’ENT (établissement scolaire)

Conformément à l'article 14 du RGPD, lorsqu'un Connecteur est autorisé par l'établissement concerné et activé pour le déploiement retenu, nous vous informons que certaines données vous concernant peuvent être collectées indirectement auprès de votre établissement scolaire.

Dans ce cas, lors de l'activation ou de la mise à jour de votre compte, nous pouvons recevoir de votre établissement, via son environnement numérique de travail (ENT) ou système de vie scolaire (par exemple PRONOTE), les données strictement nécessaires :

• Identité de l'élève : nom, prénom, date de naissance ;
• Responsables légaux : nom et prénom, liens familiaux ;
• Horaires scolaires : entrées et sorties ;
• Le cas échéant, informations figurant dans le logiciel de vie scolaire utiles au service.

Cet import ne constitue pas une condition générale d'accès à OxyMoov. Lorsqu'aucun Connecteur n'est activé, les informations de compte sont saisies ou validées directement dans l'Application. Les données importées sont utilisées pour l'activation du compte, le rattachement à l'établissement scolaire et le fonctionnement des services associés. Les données erronées provenant de l'ENT doivent être rectifiées auprès de l'établissement.

4.2 Données que vous nous communiquez

• Identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Profil : photo de profil, adresse(s) de résidence, établissement scolaire, date de naissance.
• Préférences : mode discret, rayon de recherche (périmètre de visibilité), visibilité par l'autre parent, consentements (notifications, photo). Vous pouvez à tout moment bloquer un utilisateur : la personne bloquée et les membres de sa famille ne pourront plus vous contacter ni être contactés par vous via l'application (visibilité et échanges coupés). La liste des personnes bloquées est gérée dans l'application (carnet d'adresses / personnes bloquées).
• Résidence alternée : calendrier, lieux de prise en charge et de dépose, déjeuner à la maison.
• Véhicules : informations sur le(s) véhicule(s) utilisé(s) pour le covoiturage (marque, modèle, capacité).
• Attestations : assurance responsabilité civile, assurance scolaire, aptitude médicale à la conduite, permis de conduire, contrôle technique (attestations sur l’honneur ou justificatifs selon les cas).

4.3 Données collectées automatiquement

• Lieux et adresses déclarés : points de rendez-vous (pour prise en charge ou dépose), lieux de départ et d'arrivée des trajets (saisis par vous ou importés depuis l'ENT). Ces données servent uniquement à l'organisation des trajets et au calcul indicatif d'itinéraires (Mapbox). OxyMoov ne collecte pas de géolocalisation GPS en temps réel, ne fournit pas de carte de suivi des personnes et ne conserve pas d'historique de positions.
• Données techniques : adresse IP, identifiant de connexion, type d’appareil, système d’exploitation, version de l’application. Elles sont utilisées pour la sécurité, le bon fonctionnement du service et le support.

4.4 Données liées aux trajets et aux échanges

• Trajets : lieux (départ, arrivée, étapes), horaires, type de transport, liste des participants et des invitations, statut des invitations.
• Messagerie de trajet : contenu des messages échangés dans le cadre d'un trajet (transmis en clair côté serveur après chiffrement TLS en transit), expéditeur, destinataire, date et heure ; journaux de modération en cas de blocage, masquage ou signalement automatique (copie du texte original, règle déclenchée, action effectuée).
• Carnet d'adresses : identité des contacts (nom, prénom), lien familial le cas échéant, statut des invitations et des mises en relation, liste des personnes bloquées. Ces données permettent de gérer vos contacts, invitations et préférences de visibilité dans l'application.

Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à ces finalités.

5. Qui a accès à vos données ?

Services internes de 123Green habilités (support, technique, conformité), dans le cadre de leurs missions.

Sous-traitants et prestataires techniques : nos sous-traitants traitent vos données uniquement pour notre compte et selon nos instructions, dans le cadre d'accords de sous-traitance (DPA) conformes au RGPD. Principaux sous-traitants :

• Scaleway SAS (France / Union européenne) : hébergement de l'application, bases de données, stockage et centralisation des logs techniques (Grafana Loki) ;
• Mapbox Inc. (États-Unis) : calcul d'itinéraires et estimation de durées/distances de trajet. Les coordonnées de départ, d'arrivée et d'étapes peuvent être transmises à Mapbox à cette fin ;
• Google LLC / Firebase Cloud Messaging (États-Unis) : envoi des notifications push sur votre appareil mobile (token d'appareil, contenu technique de la notification).

La liste actualisée des sous-traitants peut vous être communiquée sur demande à dpo@oxymoov.fr.

Autres utilisateurs de l’application, dans les limites prévues par l’application : par exemple, votre nom, prénom et photo peuvent être visibles par les utilisateurs situés dans votre rayon de visibilité (périmètre que vous définissez), par les participants à vos trajets et par les personnes figurant dans votre carnet d’adresses. Les données des trajets sont visibles par les organisateurs, accompagnateurs et participants concernés (et leurs représentants légaux pour les élèves mineurs).

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous ne les transmettons à des tiers que dans les cas décrits ci-dessus ou si la loi l’exige.

Transferts hors Union européenne

Nos hébergements principaux et la base de données sont situés en France (Scaleway). Toutefois, certains sous-traitants techniques (notamment Mapbox et Google/Firebase pour les notifications push) peuvent traiter certaines données aux États-Unis ou dans d'autres pays tiers. Lorsque de tels transferts ont lieu, ils sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types de la Commission européenne ou mesures équivalentes) et limités au strict nécessaire au service.

Logs et leur utilisation

Les logs sont utilisés pour assurer la sécurité, la traçabilité des événements sensibles, le diagnostic du système et la conformité RGPD. Ils permettent de retracer les actions critiques sans compromettre la confidentialité des utilisateurs.

Les logs sont centralisés sur Scaleway Logs (Grafana Loki). Chaque événement est indexé par des labels et enregistré en fonction de sa catégorie (authentification, suppression de compte, erreurs, etc.).

Organisation des logs :

• Labels : env, app, service, cluster, pod, namespace
• Contenu des logs : identifiants techniques, erreurs, codes HTTP, événements de cycle de vie utilisateur.
• Données sensibles : ne sont jamais stockées dans les logs (pas de données personnelles dans les labels).

Les logs sont conservés pour une durée maximale de :

• Logs techniques : 30 à 90 jours.
• Logs d'accès et de sécurité : 12 mois.
• Logs liés à la suppression de compte : 12 mois.

Les logs sont automatiquement supprimés après ces délais. L'accès aux logs est strictement limité aux personnes habilitées et est traçable. Aucune donnée personnelle exploitable ne reste dans les logs une fois le compte supprimé.

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

6.1 Authentification et comptes utilisateurs

• Comptes liés (photo, carnet d’adresses, paramètres associés) : conservation jusqu’à la fin de la scolarité de l’élève dans l’établissement concerné. Suppression ou anonymisation à l’issue.
• Profil utilisateur (identité) : durée de vie du compte, jusqu’à la fin de la scolarité dans l’établissement concerné.
• Photos de profil : conservées pendant la durée de vie du compte. Suppression immédiate en cas de suppression par l’utilisateur ou lors de la suppression définitive du compte.

6.2 Données liées à l’organisation familiale

• Adresse du lieu de prise en charge / dépôt : conservées pendant toute la durée d’existence du compte. Suppression lors de la suppression du compte.
• Calendrier de résidence alternée : conservé pendant toute la durée d’existence du compte. Supprimé lors de la suppression du compte.
• Calendrier des déjeuners : conservé pendant toute la durée d’existence du compte. Supprimé lors de la suppression du compte.
• Indisponibilités : conservées jusqu’à la fin de la période déclarée. Archivage à J+1 après la fin de la période. Suppression définitive à la fin de l’année scolaire.

6.3 Véhicules et attestations

• Véhicules : conservation pendant la durée d’utilisation du service, augmentée des délais légaux applicables.

6.4 Données relatives aux trajets

• Trajets : conservés pendant la durée de l’année scolaire. Archivage le lendemain du trajet réalisé. Suppression en fin d’année scolaire, notamment à des fins de suivi, performance ou traçabilité interne.
• Besoins de trajet : même durée que les trajets. Archivage le lendemain du trajet concerné. Suppression en fin d’année scolaire.
• Invitations et demandes de participation : conservées pendant la durée du trajet ou de la récurrence associée. Archivage lié aux trajets concernés (J+1). Suppression en fin d’année scolaire.

6.5 Carnet d’adresses

• Contacts, invitations et personnes bloquées : conservation pendant la durée de vie du compte utilisateur. Suppression ou anonymisation à la fin de la scolarité dans l'établissement concerné ou lors de la suppression du compte.

6.6 Paramètres et visibilité

• Périmètre de visibilité : conservation identique à celle du compte utilisateur. Aucune conservation autonome en dehors du paramétrage actif.

6.7 Lieux déclarés et cartographie

OxyMoov ne collecte pas de position GPS en temps réel. Les adresses et points de rendez-vous que vous déclarez sont conservés le temps nécessaire à l’organisation des trajets et à la gestion de votre compte. Les coordonnées transmises à Mapbox pour le calcul indicatif d’itinéraires ne sont pas conservées au-delà de cette finalité technique.

6.8 Messagerie

• Messages standard (Messagerie de Trajet) : suppression 30 jours après la fin du trajet concerné.
• Messages ayant fait l'objet d'une modération (signalés, masqués) : suppression 90 jours après la fin du trajet concerné.
• Journaux de modération (copie du texte original lors d'un blocage, masquage ou signalement automatique, y compris pour les messages bloqués non publiés) : conservation limitée à 90 jours à compter de leur enregistrement, puis suppression.
• Signalements de messages par les utilisateurs : conservation limitée au traitement du signalement et, le cas échéant, 12 mois après clôture pour preuve, sauf obligation légale contraire.

Une purge automatique est exécutée côté serveur (tâches planifiées). Les messages ne font l'objet d'aucun chiffrement de bout en bout à ce stade ; la modération automatisée et le signalement requièrent la lecture du contenu côté serveur, conformément aux CGU.

6.9 Notifications

• Notifications : conservées pendant une durée configurée conformément à la politique interne de rétention.
• Tokens push : conservés jusqu’à leur révocation, la désinstallation de l’application ou la suppression du compte.
• Préférences de notifications : conservées pendant toute la durée du compte.

Les notifications anciennes peuvent être masquées pour limiter l’affichage.

6.10 Performances (vélo, piéton, carbone)

• Événements de trajet (statistiques, performance, calcul carbone) : conservation identique à celle des trajets auxquels ils sont rattachés.

6.11 Établissements scolaires

Conservation pendant la durée de rattachement de l’utilisateur à l’établissement concerné.

6.12 Logs d’accès

• IP, sessions, accès : conservation jusqu’à la fin de l’année scolaire. Suppression en fin d’année scolaire, sauf obligation légale spécifique.

6.13 CGU et politique de confidentialité

Conservation pendant toute la durée du compte, puis au-delà pendant le délai de prescription applicable afin de permettre la preuve du consentement contractuel en cas de litige.

6.14 Demandes RGPD (suppression, accès, rectification)

Preuves des demandes et des réponses conservées 3 ans (conformément aux recommandations CNIL) ou pendant le délai de prescription applicable.

6.15 Import ENT / SSO

Les données issues de l’ENT utilisées pour l’activation du compte sont conservées pendant la durée de vie du compte utilisateur. Elles sont supprimées ou anonymisées à la fin de la scolarité dans l’établissement concerné ou en cas de suppression anticipée du compte.

À l’échéance de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Une politique de rétention détaillée est tenue en interne et peut vous être communiquée sur demande (dpo@oxymoov.fr).

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement : les échanges entre votre appareil et nos serveurs sont sécurisés (TLS/SSL). Les données sont chiffrées au repos sur nos infrastructures d'hébergement (Scaleway). Les messages de la Messagerie de Trajet sont stockés sous forme lisible dans notre base de données afin de permettre leur affichage aux participants et la modération décrite aux présentes ; il n'existe pas de chiffrement de bout en bout des messages à ce stade.
• Authentification : les mots de passe ne sont jamais stockés en clair ; ils sont protégés par un algorithme de hachage adapté (PBKDF2-SHA256, avec sel et itérations).
• Accès restreint : seules les personnes habilitées (collaborateurs, sous-traitants) ont accès aux données, dans le cadre de leurs missions.
• Sauvegardes : des sauvegardes régulières sont effectuées ; elles sont chiffrées et leur accès est contrôlé.
• Sous-traitants : nos prestataires (hébergeur, etc.) sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des données (accord de sous-traitance / DPA).

En cas d’incident susceptible d’affecter vos données (accès non autorisé, perte, etc.), nous nous engageons à vous en informer et à notifier la CNIL lorsque la loi l’exige.

8. Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et une copie de ces données.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans les limites légales (ex. nous pouvons devoir les conserver pour une obligation légale).
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire de certains traitements dans les cas prévus par le RGPD.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, lorsque le traitement est basé sur le consentement ou l’exécution du contrat.
• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime (ex. prospection), dans les conditions du RGPD.
• Retrait du consentement : retirer à tout moment votre consentement pour les traitements fondés sur le consentement (notifications, photo, etc.), sans affecter la licéité du traitement antérieur.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : dpo@oxymoov.fr

Vous pouvez aussi utiliser les paramètres de l’application (Sommaire > Données, Sommaire > Profil, Paramètres > Notifications) pour mettre à jour certaines informations ou retirer certains consentements.

Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours (délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, vous en serez informé).

Réclamation : vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) : www.cnil.fr.

9. Données des mineurs

L'application OxyMoov est utilisée par des parents et des élèves (mineurs ou majeurs). Pour les élèves mineurs : la création du compte et les traitements (notifications, photo, autonomie, etc.) sont soumis à l'acceptation et aux autorisations d'au moins un responsable légal (parent) ; OxyMoov ne collecte pas la position GPS en temps réel des élèves mineurs ; les points de rendez-vous et lieux nécessaires à leurs trajets sont gérés par le ou les parents (ou par l'élève autonome selon les droits accordés). Un élève mineur n'a pas à saisir une adresse postale complète lors de son inscription. Les messages échangés dans la Messagerie de trajet dont il est participant peuvent faire l'objet d'une modération automatisée ou d'un signalement, dans les conditions des CGU et de la présente politique. Les informations visibles par d'autres utilisateurs (profil, trajets) sont limitées selon les paramètres de visibilité, le mode discret et les règles de l'application. Vous pouvez modifier les autorisations concernant votre enfant dans l'application (Sommaire > Profil > Autorisations des élèves mineurs).

10. Stockage local (application mobile)

L’application peut enregistrer sur votre appareil des données nécessaires à son fonctionnement (session, préférences d’affichage, cache). Ces données restent sur votre appareil et sont gérées par l’application ; vous pouvez les effacer en désinstallant l’application ou en effaçant les données de l’application dans les paramètres de votre appareil.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons être amenés à modifier cette politique de confidentialité (évolution du service, de la réglementation ou des pratiques). Toute modification substantielle vous sera communiquée via l’application (notification, message) ou par e-mail. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête du document.

En continuant à utiliser l’application après l’entrée en vigueur des modifications, vous acceptez la politique mise à jour, sauf opposition de votre part dans les conditions prévues par la loi.

12. Nous contacter

Pour toute question relative à vos données personnelles, à cette politique ou pour exercer vos droits :

• E-mail (DPO) : dpo@oxymoov.fr
• Adresse postale : 123Green – 71 avenue Georges Clémenceau – 78110 Le Vésinet (France)
• Réclamation CNIL : www.cnil.fr

Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours.

Document de référence : politique de confidentialité de l’application OxyMoov (123Green).